Miten teillä opitaan kokeiluista?

Monet organisaatiot ovat omaksumassa kokeilukulttuuria uudeksi toimintatavaksi. Kun kokeillaan, seuraavaksi haasteeksi nousee se, miten kokeilujen onnistumisista ja epäonnistumisista voitaisiin oppia yhdessä.

Kokeilujen vaikuttavuus on vaikeasti jäsennettävä asia, johon tarvitaan jotain kättä pidempää välinettä sekä uusia organisoinnin tapoja. Miten rakentaa vuorovaikutteinen arviointiprosessi, jossa kokeiluun osallistuvat oppivat itse ja saavat palautetta kumppaneiltaan ja sidosryhmiltään? Minkälaisia tekijöitä, piirteitä ja vaikutuksia arvioinnissa tulisi tarkastella? Onko mahdollista oppia seuraamalla sellaisen kokeilun arviointia, joka on jotain aivan muuta kuin oma kokeilu? Voiko arvioinninkin hoitaa tulevaisuudessa digitaalisesti?

Nämä kysymykset mielessään KUMOUS-hankkeen tutkijat toteuttivat 30.11. ja 1.12. arviointikonferenssin, jossa kuusi palveluinnovaatiokokeilua arvioivat vaikuttavuuttaan uudella menetelmällä ja uusin apuvälinein.

Osallistuva ja ulkoinen arviointi voidaan yhdistää

Arvioinnin areena oli järjestetty tuolien avulla sisäkehäksi ja ulkokehäksi. Jo sijoittelu symboloi osallisuutta tai ulkopuolisuutta. Tutkijat ohjasivat osallistujat oikeisiin asemiin. Ihmisten pakkautuessa vieriviereen istumaan, tunnelma oli tiivis, avoin ja odottava.

Tuoleilla oli valmiiksi post-it lappuja ja kyniä. Sisäkehälle asettuivat kokeilua kehittäneet niin työntekijät, kehittäjät kuin johtokin. Ulkokehälle asettuivat kokeilua ulkopuolelta arvioivat sidosryhmien edustajat ja toisten kokeilujen osallistujat.

sisakeha_wp_20161201_002

Prosessi alkoi sisäkehän ja tutkijan lyhyillä etukäteen valmistelluilla puheenvuoroilla, joissa avattiin kokeilun alkuperäinen päämäärä, kokemuksia sen toteuttamisen arjesta sekä tutkijan havaintoja kokeilun matkan varrelta. Jännite eri näkökulmista viritettiin jo näiden puheenvuorojen kautta. Sisäkehä aloitti kokeilua arvioivan keskustelun tutkijan avustamana. Ulkokehää pyydettiin tässä vaiheessa vain kuuntelemaan herkällä korvalla, he eivät saaneet puuttua arviointiin.

Palvelujen ihmislähtöisyyttä korostava arviointimalli

Tutkijat tarjosivat arviointikeskustelun jäsentäjäksi palvelujen ihmislähtöisen arvioinnin mallin. Palvelujen vaikuttavuus on monien tekijöiden ja toimijoiden yhdistelmä: sitä ei voi kuvata yksinomaan teknistaloudellisten ulottuvuuksien varassa. KUMOUS-hankkeessa kehitetyn mallin uutuusarvo on palvelujen vaikutusten kokonaisvaltainen kuvaaminen siten, että siinä kiinnitetään huomiota tasapainoisesti palvelujen sosiaalisiin ja teknistaloudellisiin piirteisiin. Arvioitavia asioita olivat vaikutukset kansalaisiin, työntekijöihin ja väestöön sekä brändiin, palvelujen ja teknologioiden integroitumiseen sekä talouteen.

arviointimalli-kuva-1

Sisäkehän arvioinnissa kokeiluun osallistuvien toimijoiden tehtävänä oli käydä keskustelu ottaen huomioon kaikki näkökulmat. Koska monet palveluista olivat keskeneräisiä, kiinnitettiin keskustelussa huomiota sekä tähän mennessä syntyneisiin, että tulevaisuuden vaikutuksiin.  Lähtökohtana keskustelussa oli myös se tosiseikka, että harvoin kokeilut menevät kuin Strömsössä. Tämän vuoksi sisäkehäläisiä kannustettiin nostamaan esiin myös palvelujen kehittämistä ja vaikutusten syntymistä hiertäneitä tekijöitä.

Kehittämisehdotukset toimeenpantaviksi

Sisäkehän keskustelun aikana ulkokehäläiset kuuntelivat herkällä korvalla keskustelua ja tekivät omia havaintojaan palvelujen vaikutuksista. Samalla he tunnistivat niiden jatkokehittämistarpeita ja ideoivat toimeenpanoa tukevia tekoja. Keskustelun jälkeen ulkokehäläiset astuivat areenalle ja heidän tehtävänään oli pohtia, mitä palvelusta opittiin ja mitä sille tulisi tehdä seuraavaksi. Sen lisäksi ulkopuolisia toimijoita pyydettiin pohtimaan, mitä konkreettista tukea he itse voisivat tarjota palvelun kehittämisen ja sen toimeenpanon vauhdittamiseksi.

Kokeilujen peilaaminen ulkopuolisen silmin avasi uusia näkymiä palvelujen kehittämiseen. Parhaimmillaan se mahdollisti palvelukehittämiseen liittyvien haasteiden ja kriittisten piirteiden rakentavan ja rehellisen tarkastelun. Toisaalta se antoi uutta vauhtia esteitäkin kokeneille kokeiluille: tarve palvelun viemisestä kuntatasolta valtakunnalliseksi kokeiluksi edellytti ulkopuolisen antamaa uskon vahvistusta.

Arviointiproto onnistui – menetelmällä sovellusmahdollisuuksia

Arviointikonferenssissa KUMOUS-tutkijat altistivat palvelun ihmislähtöisen arviointimallin ja koko prosessin edelleen kehiteltäväksi. Saimme paljon palautetta mallin käytettävyydestä ja prosessin toimivuudesta kokeilujen vauhdittamisen tukena. Keskeinen osallistujilta saamamme viesti oli, että arviointiprotoilu onnistui: konferenssi loi avoimen ja hyvähenkisen yhteisen oppimisen areenan. Sen koettiin antavan konkreettisia eväitä kokeilujen jatkokehittämisen tueksi.

Me KUMOUS-tutkijat otamme ilolla vastaan saamamme rakentavat kehittämisideat. Tämä oli proto – teidän osallistujien kokemusten ja vinkkien pohjalta kehitämme sekä mallia että prosessia hyvällä fiiliksellä eteenpäin. Tilaisuuden jälkeen lähetimme kokeilujen arvioijille vielä digium-kyselyn, jossa arvioinnin ulottuvuuksia sai arvottaa numeroin. Sen tuloksista kerromme enemmän seuraavassa blogissamme.

Kirjoittajat Kirsi Hyytinen ja Eveliina Saari, jotka toimivat KUMOUS-arviointikonferenssin fasilitoijina. Kuvat Eveliina Saari ja Satu Pekkarinen.