Kirjastot kimppaan ja työntekijät lainaan

Kirjastojen palvelut ja tapahtumat ovat tunnetusti monimuotoisia ja kohdennettu erilaisille asiakasryhmille. Näiden luomiseen tarvitaan paljon erilaista osaamista, kuten mainostamista, kuvienkäsittelyä, tietoteknisiä taitoja ja tapahtumasta riippuen kielitaitoja, luovuutta, musiikillisia taitoja, teatteri-ilmaisua tai sanataiteen hallintaa. Lista mahdollisista projekteihin tai tapahtumiin vaadittavista taidoista on loputon.

Sisäisen osaamisen tietopankki kokoaa taidot yhteen

Kirjastoalalla työskentelee monia ihmisiä, joilla on erilaista osaamista, taitoja tai kiinnostuksen kohteita, jotka eivät välttämättä näy heidän työnkuvassa. Työntekijöillä voi olla erilainen koulutustausta tai työkokemusta eri yrityksistä ja aloilta. Tämä arvokas hiljainen tieto ei välttämättä tule esiin arjessa. Työntekijöiden osaaminen valuu hukkaan, vaikka esimerkiksi naapurikirjastossa sille olisi kova tarve.

Pienemmissä kirjastoissa osataan ehkä kyselläkin paikasta jos toisestakin sopivaa osaamista jotakin projektia varten, jos sitä ei omasta takaa löydy. Isommissa kirjastoissa tilanne voi olla toinen, kun samassa talossa on monta osastoa, joilla työskentelee monia työntekijöitä, jotka ovat enemmän tai vähemmän jumittuneita omiin uriinsa ja tiloihinsa. Osa on asiakaspalvelussa ja osa hallintotyössä, joten kaikki työntekijät eivät välttämättä edes ikinä näe toisiaan. Tällaisessa tilanteessa osaamisen kartoittaminen voi olla hyvin hankalaa.

Olisi hienoa, jos erilaisia projekteja varten voisi kartoittaa kaikki tarvittavat taidot omasta kirjastosta tai oman kirjastokimpan kirjastoista. Vaatii aikaa kysellä ympäriinsä jokaiselta yksitellen, tietääkö hän jonkun jolla olisi sopivaa osaamista, etenkin jos täytyy kysyä oman kirjaston ulkopuolelta. Olisi hienoa, jos omaa väkeä ja heidän taitojaan voisi hyödyntää erilaisissa hankkeissa, tapahtumissa ja projekteissa. Tällöin ei tarvitsisi rekrytoida ulkopuolisia. Aikaa ja rahaa säästyisi, jos tiedot koottaisiin sisäisen osaamisen tietopankkiin.

Kuva: Creative Commons CC0 / Pixabay / geralt

Työntekijä kaukolaina -palvelu

Sisäisen osaamisen tietopankki toteutettaisiin sähköisenä verkkopalveluna, joka keskittäisi työntekijöiden ammatillisen osaamisen ulkopuolisen osaamisen yhteen paikkaan. Palvelun kautta olisi mahdollista hakea tarvittavaa osaamista hallitseva työntekijä joko oman organisaation sisältä tai muista kirjastoverkoston kirjastoista. Mahdollisesti ominaisuudeksi voisi ottaa myös ”työntekijän kaukolainan” eli työntekijän valinnan projektiin oman kirjastokimpan alueen ulkopuolelta. Palvelun käyttö olisi hyvin yksinkertaista: työntekijä listaisi osaamisensa sopivien kategorioiden alle, joiden kautta ne ovat palvelun käyttäjien tarkasteltavissa selaamalla ja rajaamalla hakua suodattimien avulla.

Toteutuksen haaste on se, että kysyntä saattaa varsin todennäköisestikin kohdistua yksittäisiin työntekijöihin, joilla on harvinaista ja hyvin haluttua osaamista. Jos tällainen työntekijä ottaisi vastaan hänelle tarjotut projektit, huomattava osuus hänen työajastaan saattaa yllättäen kulua näihin hänen varsinaisten työtehtäviensä ulkopuolisiin ja ylimääräisiin tehtäviin. Tämä olisi hyvin ongelmallista kirjastoalalla, jossa työvoimaresurssit ovat muutenkin vähäiset.

Ratkaisu tähän voisi olla se, että palvelussa mukana olevien työntekijöiden työajasta varataan erillinen osuus palvelun kautta vastaanotettavia työtehtäviä varten. Osuus voisi olla suuruudeltaan neuvoteltavissa työnantajan kanssa hyvin pieneksi tai hieman suuremmaksi sen mukaisesti, miten tarvetta ilmenee. Sovittuja rajoituksia olisi kuitenkin noudatettava, jotta työnkuvassa määritellyt työtehtävät eivät kärsi.

Kuva: Creative Commons CC0 / Pixabay / gustavofer74

Palvelun edut

Sisäisen osaamisen tietopankilla säästetään aikaa ja rahaa, kun saadaan suora yhteys oikeaan henkilöön. Palvelulla vältetään ylimääräiset kierteet, joissa asia ohjataan yhdeltä henkilöltä toiselle. Tietopankki on taloudellisesti kannattava, koska tarve ulkopuolisten osaajien ja toimijoiden palkkaamiseen vähenee.

Tietokanta olisi niin helppo ja nopea käyttää, että sillä saataisiin kasaan paljon erilaisia osaajia esimerkiksi projekteihin, hankkeisiin ja tapahtumiin. Tietyn osa-alueen osaajat saattaisivat myös tietää aiemmissa tapahtumissa käytetyistä materiaaleista ja rekvisiitoista, jolloin niitä voisi hyödyntää uudelleen.

Tietopankkiin voisi lisätä myös työntekijän kielitaidot, mikä olisi hyödyksi esimerkiksi silloin, kun kirjastoon tulee vierailevia henkilöitä tai ryhmiä, jotka puhuvat jotain harvinaisempaa kieltä. Vastaavasti on hyvä tietää, osaako jonkin tietyn aihealueen osaaja palvella hyvin toisella kotimaisella kielellä.

Laajemmin katsottuna palvelu edesauttaa organisaation oppimista ja kehittämistä sekä hiljaisen tiedon jakamista. Kun hiljaista tietoa jaetaan, innovaatioiden syntyminenkin helpottuu.

Kilpailijat

Vastaavanlaisia palveluja ei sellaisenaan ole tiedossa, mutta LinkedIn hyödyntää osaamisen tietopankkina hieman samanlaista konseptia, joskin laajemmassa mittakaavassa. Itse kirjastoilla on puolestaan käytössä esimerkiksi epävirallisia Facebook-ryhmiä, joissa selvitellään kollegojen osaamista lyhytaikaiseen tarpeeseen.

Kirjoittajina Elsa Ahonen, Aino Pohjanen ja Riitta Taara

Postaus on osa Turun ammattikorkeakoulujen kirjasto- ja tietopalvelualan opiskelijoiden blogisarjaa. Turun ammattikorkeakoulun johtaja Juha Kettunen on KUMOUS-hankkeen ohjausryhmän jäsen.