Kirittäisikö digiasiamies kuntien palvelut uuteen muottiin?

Lieneekö kukaan selvittänyt, kuinka paljon kunnilla on erilaisia tietojärjestelmiä. Yhdellä kunnalla voi olla kymmenittäin erilaisia tietojärjestelmiä aktiivikäytössä, joten kaikkien kuntien tietojärjestelmien hankkimiseksi on järjestetty viime vuosina jopa tuhansia erillisiä kilpailutuksia. Jos kaikki maamme kunnat järjestäisivät yhteisiä tietojärjestelmien hankintoja, tämä toisi merkittäviä säästöjä. Tarvittaisiin toimijaa, joka tätä yhteistä ponnistusta potkisi eteenpäin.

Julkiset palvelut digitalisoidaan

Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strategiana on julkisten palveluiden digitalisointi. Julkisten palveluiden toimintatavat uudistetaan käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi julkisen sektorin tuottavuuden parantamiseksi. Hallitusohjelman mukaan priorisoidaan palvelut, joissa tuottavuushyöty on suurin.

Valtiokonttori selvitti valtionhallinnon digitalisaatiota tuottavuuden lisäämiseksi valtiovarainministeriön toimeksiannosta elo-joulukuussa 2015. Selvityksessä tehtiin runsaasti haastatteluja kehittämisehdotusten keräämiseksi sekä valtion virastojen ja laitosten vaikuttavuuden parantamiseksi.

Valtiokonttori esitti selvityksen loppuraportissa 34 toimenpidekokonaisuutta, joilla voidaan saavuttaa merkittäviä vaikuttavuus- ja tuottavuushyötyjä valtionhallinnossa. Loppuraportti luovutettiin kunta- ja uudistusministeri Anu Vehviläiselle tammikuussa 2016.

Raportin mukaan toimintaprosesseja tulisi uudistaa viranomaisyhteistyötä lisäämällä sekä mahdollisuuksien mukaan avaamalla manuaalisesti hoidettua tietoa internetin kautta avoimesti saataville ja hyötykäyttöön. Sähköisten asioinnin ensisijaisuus sekä asiakas- ja neuvontapalveluiden kehittäminen edellyttävät muun muassa valtionhallinnon organisaatioiden suurentamista sekä työsopimus- ja työaikalainsäädännön uudistamista.

Yhteisiin tietojärjestelmien hankintoihin

Hankintalain edellyttämien kilpailujen järjestäminen edellyttää runsaasti lainsäädäntöön ja markkinoihin perehtymistä, omaa henkilöstöä sekä ylimääräisiä kustannuksia. Monia hankintojen kustannuksia voidaan välttää yhteisillä kilpailutuksilla ja tietojärjestelmien käyttöönottoa voidaan tehostaa tarvittaessa yhteisillä koulutuksilla.

Esimerkkinä tällaisesta yhteisestä kilpailutuksesta voidaan mainita ammattikorkeakoulujen Microsoft Office -ohjelmiston kilpailutukset, joissa yksi ammattikorkeakoulu on järjestänyt ajoittain kilpailutuksen kaikkien muiden puolesta. Vaikka kilpailutuksesta ei saataisi välittömiä hyötyjä alhaisemman hankintahinnan muodossa, tuottaa yhteinen kilpailutus huomattavia säästöjä henkilöstön ajankäytössä.

Kunnat yhteiseen kirjastojärjestelmään

Turun ammattikorkeakoulu järjesti strategista johtamista käsittelevän johtamiskoulutuksen kirjastojohtajille Jyväskylässä keväällä 2016. Kirjastoesimies muutoksen toteuttajana -koulutus visioi tulevaisuuden kirjastoja sekä muodosti vision valtakunnallisesta kuntien kirjastojen kehittämisestä. Kuntien kirjastojärjestelmät on toteutettu tähän saakka yhden kirjaston järjestelmänä tai yhdessä muutamien samalla alueella toimivien kirjastojen kanssa.

Kuntien kirjasto- ja tietopalveluiden kustannustehokkuutta parantaisi yhteiseen kirjastojärjestelmään siirtyminen. Siihen voitaisiin siirtyä asteittain sitä mukaa kun olemassa olevien kirjastojärjestelmien sopimuskaudet päättyvät. Kunnat voisivat luoda muun muassa yhteisen asiakkaiden tunnistusjärjestelmän ja hankkia yhteisiä sähköisiä aineistoja.

Strategiat ja johtaminen onnistumisten edellytys

Esimerkki yhteiseen tietojärjestelmään siirtymisestä löytyy yliopistoista ja ammattikorkeakouluista. Nämä korkeakoulut päättivät hankkia Voyager-kirjastojärjestelmän 2000-luvun alussa. Suurin osa korkeakouluista pystyi siirtymään yhteiseen järjestelmään heti ja muutama korkeakoulu liittyi siihen aiempien sitoumusten päätyttyä. Yhteiseen Voyager-kirjastojärjestelmään siirtyminen onnistui hyvin ja tämä järjestelmä on edelleen korkeakoulujen käytössä.

Yhteinen ammattikorkeakoulujen kirjastojen kehittäminen perustui määrätietoisen yhteisen verkostostrategian laadintaan sekä kirjastojen prosessien pohdintaan. Strateginen yhteistyö johti muun muassa yhteisten digitaalisten aineistojen hankintaan FinELibin kautta sekä FINNA-hakupalvelun käyttöönottoon.

Tarve yhtenäisten järjestelmien kirittäjälle

Valtionhallinnon tapauksessa valtiokonttori suositteli, että vastuu digitalisaation kehittämisestä ja edistämisestä annetaan jollekin valtionhallinnon toimijalle. Lisäksi jokainen hallinnonala ja virasto voi lähteä oman hallinnonalansa sisällä toteuttamaan esitettyjä toimenpiteitä yhteistyössä samaan prosessiin kuuluvien kanssa. Samalla tavalla kuntien tulisi löytää se yhteinen toimija tai verkosto, joka lähtee viemään eteenpäin yhteistä kirjastojärjestelmää ja muita yhteisiä tietojärjestelmiä.

blogiin_kettunen

Kirjastojohtajat Turun ammattikorkeakoulun järjestämässä strategisen johtamisen koulutuksessa

Kirjoittaja Juha Kettunen on dosentti ja toimii Turun ammattikorkeakoulussa johtajana sekä Kumous-hankkeen ohjausryhmän jäsenenä.

Kirjallisuutta

Kettunen, J. (2007). The strategic evaluation of academic libraries, Library Hi-Tech, 25(3), 409-421.

Kettunen, J. (2009). The Strategic plan of digital libraries in higher education, Teoksessa Yin-Leng Theng, Schubert Foo, Dion Goh & Jin-Cheon Na (toim.), Handbook of Research on Digital Libraries: Design, Development, and Impact. Hershey: IGI Global, 457-464.